En Colombia, un estudio del Centro de Investigación y Desarrollo en Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (CINTEL), que mide el Índice de Madurez de Transformación Digital de las empresas, evidencia que esta importante tarea está a la mitad del camino, lo que supone un trabajo arduo por realizar, además de un campo propicio para la formulación de estrategias y de innovación.
El resultado de este estudio apunta que a que el Índice de Madurez de Transformación Digital de las empresas en Colombia fue de un 51,5% para el año 2023.
La ofimática, que también se conoce como burótica, es la automatización y optimización de los procesos y funciones cotidianas de las oficinas, a través de un conjunto de elementos informáticos que los pueden hacer más efectivos y prácticos, mejorando a su vez la productividad. Básicamente, comprende los softwares, técnicas, herramientas y aplicaciones informáticas que facilitan la gestión más eficiente de las tareas administrativas.
Es así que incluye desde los procesadores de texto y softwares para generar y administrar bases de datos, hasta los sistemas informáticos y dispositivos inteligentes que automatizan los procesos de la gestión empresarial.
Herramientas y aplicaciones ofimáticas permiten, en la cotidianidad de una oficina, crear, compartir, gestionar y almacenar todo tipo de archivos o información relevante para el entorno de la organización.
Posibilidades como las de desarrollar y editar archivos de texto, crear hojas de cálculo y análisis de datos, realizar presentaciones visuales y tramitar archivos de manera más rápida y sencilla se dan gracias a la ofimática. Esta también facilita la administración de las tareas empresariales, la gestión de todo tipo de bases de datos y la comunicación a distancia, necesaria en estos tiempos de globalización.
Actualmente, gracias al desarrollo de la tecnología, las empresas cuentan con muchos programas de ofimática determinantes en la gestión de sus tareas cotidianas, así como en la optimización y fluidez del trabajo. Sin embargo, existen algunos programas de ofimática “básicos” que están presentes en un gran número de centros de trabajo:
El facilitar las tareas de la oficina, optimizar los procesos administrativos y ayudar a gestionar mejor la información, son algunas de las ventajas de la implementación de la ofimática en las empresas. Esto se traduce en una reducción significativa de los costos, además de un uso más racional del tiempo, lo que genera mayor rendimiento y control.
No obstante, la ofimática no está exenta de desafíos. Algunos de ellos son la dependencia a la energía eléctrica, los problemas que genera respecto a la privacidad, así como los posibles errores en los sistemas ofimáticos o fallos en la red, que pueden suponer un problema puntual para el funcionamiento de las empresas. En este contexto, las empresas necesitan contar con protocolos de actuación y prevención para hacer frente a estos escenarios.